Po uvedbi Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) se zdi, da včasih pretiravamo z varstvom podatkov in da smo bolj "papeški od papeža". Starši se z GDPR velikokrat srečamo na roditeljskih sestankih, v stikih z vrtcem in šolo, v pogovoru z drugimi starši, v garderobi, na šolskih nastopih. Lahko vlada tudi zmeda in včasih pretiravamo - nekateri na primer ne upajo več fotografirati svojega otroka med nastopom, da ne bi česa kršili.

A dejstvo je, da je bilo treba podatke varovati že pred GDPR. Je pa res, da je zdaj več poudarka na varstvu podatkov ter da so šole in vrtci uredbo "izkoristili" za ureditev zadev, poudarja namestnica informacijske pooblaščenke Alenka Jerše. Odgovorila je tudi na nekaj vprašanj, ki zaradi nepoznavanja pravil morda včasih povzročajo nejasnosti.

Otroci morajo imeti s seboj za prečkanje državne meje in večdnevni izlet (vrtec, šola v naravi) praviloma tudi osebno izkaznico in, priporočljivo je, da še zdravstveno kartico. Kako je s tem? Kako naj vrtci, šole zagotovijo varovanje podatkov?

Vsebinsko informacijski pooblaščenec ne more komentirati načina organizacije dela vrtcev, prav tako ni pristojen presojati, kdaj morajo imeti otroci v primeru izletov s seboj osebne dokumente ali druge dokumente. Vsekakor pa morajo vrtci v dogovoru s starši v primerih, ko je to potrebno, poskrbeti, da se s starši na ustrezen način dogovorijo, kako bo poskrbljeno za varstvo takšnih dokumentov.

Zaradi Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) v nekaterih vrtcih in šolah v garderobah nimajo več imen otrok, temveč samo znake ali številke. Kako je s tem? Ali v garderobah res ne smejo biti več vidna imena otrok in zakaj? Kaj v takih primerih svetujete vrtcem, šolam, kaj je v skladu s pravili?

Vrtci vsekakor sami poskrbijo za organizacijo dela in tudi za obdelavo osebnih podatkov, ki je s tem povezana. To pomeni tudi, da vrtci sami določajo način označevanja v garderobah. Splošna uredba o varstvu podatkov pa ne prepoveduje, da bi bila v garderobah navedena zgolj imena otrok.

Kako je z obveščanjem o rezultatih na primer testov, tekmovanj? Ali jih lahko obesijo na oglasno desko? Če da, pod kakšnimi pogoji? Če nikakor ne, zakaj ne? Kako je s tovrstnim obveščanjem, da bi bilo po predpisih?

Objave različnih rezultatov tekmovanj in ocen testov zakonsko niso posebej urejene. Zato je treba za posamezen primer oceniti, kakšen je primeren način seznanjanja z rezultati, kaj se pri tem tudi javno objavi ter kje in na kakšen način. V tem delu dejansko ni bistvenih sprememb glede na ureditve, ki je veljala pred začetkom uporabe Splošne uredbe o varstvu podatkov. Že pred 25. majem 2018 je bilo treba pri objavah na oglasnih deskah poskrbeti bodisi za nek način šifriranja bodisi za ustrezno drugo pravno podlago za objavo (na primer soglasje ali ureditev v okviru pravil sodelovanja v tekmovanju).

Kako je z razglašanjem ocen testov v razredu? Ali lahko učitelj naglas pokliče učenca in pove njegovo oceno ali mora samo izročiti test učencu, torej, da dejansko samo on vidi oceno?

To je stvar organizacije dela v razredu in vsekakor morajo biti rešitve življenjske. Šole pa morajo same ustrezno organizirati svoje delo. Ne bi pa bilo primerno na primer kazati celotne redovalnice vsakemu posameznemu staršu ali učencu, da bi se ta seznanil z vsemi ocenami vseh učencev in ne le ocenami svojega otroka.

Kako je s podpisovanjem soglasij (za na primer pregled lasišča zaradi uši, objavo fotografij v šolskih glasilih ...)? Ga morata res podpisati oba starša ali je dovolj en podpis ali morda pooblastilo drugega starša za podpisnika?

To vprašanje je odvisno od ureditve razmerij med staršema in ni primarno stvar predpisov s področja varstva osebnih podatkov. Predpisi s področja varstva podatkov namreč izrecno ne zahtevajo soglasja obeh staršev za veljavnost takšnega soglasja. Če pa je med staršema spor, kako vzgajati in kako zastopati otroka v posameznih primerih, potem so to vprašanja ustreznosti izvajanja starševske skrbi. Za ta vprašanja pa so pristojni centri za socialno delo.

Ali lahko vzgojiteljica oziroma učiteljica pošlje elektronske naslove predstavniku sveta staršev na podlagi ustnega dogovora na roditeljskem sestanku? Ali mora na primer poslati vsem staršem samo kontakt predstavnika staršev in potem preostali starši sami vzpostavijo stik, če želijo?

Tako konkretnih presoj o organizaciji dela v razredu informacijski pooblaščenec ne more izvajati. Načeloma mora biti za takšno obdelavo podano ustrezno soglasje in težave v primeru ustnega soglasja so zlasti v tem, da je težko dokazljivo. Prav tako drugi starši ne morejo dati soglasja za obdelavo podatkov (na primer elektronskega naslova) staršev, ki morda na sestanku sploh niso bili prisotni. Praktične rešitve pa so stvar dogovora med starši in učiteljem oziroma šolo.

Kako so se sicer po vaših podatkih vrtci in šole prilagodile GDPR? Kje so morda še nejasnosti, kršitve? Na kaj se nanaša največ vprašanj, pobud, mnenj, pripomb? Katera so bila najbolj pogosta vprašanja šol in vrtcev po uvedbi GDPR?

Pristopi so v praksi zelo različni in prav tako tudi rešitve. Področje varstva podatkov je v času po 25. maju 2018 namreč deležno bistveno povečane pozornosti, dejansko pa ureditev na tem področju ni tako zelo nova. Številne šole in vrtci so to vzeli kot priložnost za pregled področja varstva podatkov in zadeve uredili zgledno. Včasih pa se v posameznih primerih res tudi pretirava (takšen primer je bilo na primer napačno tolmačenje, da starši nastopov lastnih otrok ne smejo več fotografirati). Zlasti je namreč pomembno, da vsak vrtec ali šola najde rešitve, ki so tudi življenjske in da poskrbijo, da se tako starše kot tudi predvsem vse zaposlene ustrezno seznani z morebitnimi novimi postopki, načinom dela. Veliko slabe volje je namreč lahko zaradi neinformiranosti ali pa zaradi tega, ker rešitve niso življenjske.

Če bi kar koli izpostavili glede spoštovanja GDPR v vrtcih in šolah, prosim.

Svetujem, da se postopke varovanja podatkov pregleda in rešitve išče skupaj z zaposlenimi, saj bodo le tako lahko delovale tudi v praksi. Tudi pri varstvu podatkov je namreč tako, da brez "zdrave pameti" in rešitev, ki delujejo tudi v praksi, ne gre.